Họp Điều phối Liên nhóm (Scrum of Scrums)
Scrum of Scrums là một kỹ thuật dùng để mở rộng quy mô Scrum (Scale Scrum) cho các nhóm lớn cùng hướng tới một mục tiêu dự án chung. Trong Scrum, một nhóm thường bị coi là quá lớn khi vượt quá 10-12 người. Tuy nhiên điều này cần được cân nhắc theo từng bối cảnh cụ thể: Nếu dự án được chia thành nhiều luồng công việc (work streams) với các nhóm nhân sự cố định và buổi họp Stand-up chung của toàn thể dự án bắt đầu làm giảm năng suất do quá đông người, kỹ thuật Scrum of Scrums nên được đưa vào áp dụng. Dự án sẽ chia thành các phân nhóm (subgroups), mỗi nhóm hoạt động như một Scrum Team độc lập với Backlog, Kanban Board và Stand-up riêng của mình.
1. Mục tiêu (Goals)
Mục tiêu của nghi thức Scrum of Scrums là mang lại cho các phân nhóm nhỏ sự linh hoạt và quyền tự chủ cao nhất mà không làm mất đi khả năng quan sát tổng thể và sự phối hợp đồng bộ giữa các luồng. Nghi thức này giúp đảm bảo các nhóm nhỏ đều hoàn thành mục tiêu sprint của mình và cùng đi đúng hướng để đạt được mục tiêu chung của toàn bộ dự án.
Nghi thức Scrum of Scrums diễn ra hàng ngày và có format tương tự một buổi Stand-up tiêu chuẩn:
- Phân nhóm đã hoàn thành những gì ngày hôm trước?
- Phân nhóm sẽ làm những gì hôm nay?
- Các khó khăn, vướng mắc (blockers) bên trong phân nhóm là gì?
- Có rào cản hoặc vấn đề nào có nguy cơ ảnh hưởng đến các nhóm khác hay không?
Kết quả đầu ra của cuộc họp là danh sách các trở ngại (impediments) liên quan đến sự phối hợp liên nhóm trên quy mô toàn dự án. Các giải pháp tháo gỡ có thể bao gồm: Thống nhất các giao diện kết nối (interfaces/APIs) giữa các nhóm, thảo luận về thay đổi kiến trúc hệ thống, điều chỉnh ranh giới trách nhiệm, v.v.
Danh sách các trở ngại này thường được quản lý trong một Backlog điều phối riêng biệt.
2. Thành phần Tham gia (Participation)
Quy tắc chung là mỗi phân nhóm cử trung bình một đại diện tham gia buổi họp Scrum of Scrums. Lý tưởng nhất, Process Lead của từng phân nhóm sẽ là người đại diện. Trong một số trường hợp, người đại diện cho ngày hôm đó được bầu chọn vào cuối buổi daily standup của nhóm và có thể luân phiên hàng ngày. Tuy nhiên trong thực tế dài hạn, việc có một đại diện cố định thường mang lại tính nhất quán và hiệu quả cao hơn.
3. Tác động và Lưu ý (Impact)
Thực hành này đặc biệt hữu ích cho các dự án dài hạn, phạm vi rộng và quy mô nhân sự lớn. Việc chia dự án thành các nhóm nhỏ giúp vận hành trơn tru hơn. Tổ chức họp Scrum of Scrums hàng ngày giúp cải thiện luồng giao tiếp, giảm thiểu tối đa rủi ro xung đột khi tích hợp hệ thống và nâng cao tỷ lệ thành công của dự án.
Khi áp dụng Scrum of Scrums, cần lưu ý: - Một số thành viên sẽ phải tham gia thêm các cuộc họp điều phối. - Mọi thành viên trong từng phân nhóm cần được người đại diện cập nhật lại các quyết định chung sau cuộc họp để đảm bảo dòng chảy thông tin thông suốt.
4. Đo lường Hiệu quả (Measures)
Cách dễ nhất để đo lường hiệu quả là theo dõi thời gian giải quyết các trở ngại (time to resolve issues) trong backlog của Scrum of Scrums. Bạn cũng có thể theo dõi các vấn đề được nêu ra trong buổi Họp cải tiến (Retrospectives) liên quan đến công tác điều phối toàn cục (sự phối hợp đã tốt chưa? có điểm nghẽn nào cần cải thiện không?).
5. Hướng dẫn Điều phối (Facilitation Guidance)
Nghi thức này nên được điều phối gãy gọn, tập trung và đúng giờ như một buổi Standup tiêu chuẩn (tối đa 15 phút).